Buchhaltung & Rechnungswesen

Die Buchhaltung erfüllt unter anderem folgende Aufgaben:

• Gesetzliche Pflicht zur Buchführung geregelt in OR 957 und OR 958 ff (Obligationenrecht).
• Die Buchhaltung bildet die Grundlage für Finanzinformationen wie Liquidität, Vermögenslage, Rentabilität und weitere Finanzkennzahlen einer Unternehmung.
• Sie dient dem Steueramt als Grundlage für die Ermittlung des steuerbaren Einkommens (Gewinn) und Vermögens (Kapital) aus der Geschäftstätigkeit (Bezeichnung bei Kapitalgesellschaften).
• Sie dient den Sozialversicherungsträgern als Grundlage zur Überprüfung der korrekt abgerechneten Sozialleistungen auf den ausgerichteten Löhnen.
• Sie ermöglicht die Erstellung der Mehrwertsteuerabrechnung.
• Sie dient als Grundlage für vielfältige Auswertungen wie IST-SOLL Vergleiche, Geldflussrechnungen, Aktienbewertungen und vielem mehr.

Bei der Bilanz und Erfolgsrechnung handelt es sich um Urkunden im Sinne des schweizerischen Strafgesetzbuchs. Wer falsche Buchungen vornimmt, begeht somit unter Umständen eine Urkundenfälschung. Dies gilt auch für das Ausstellen von fehlerhaften Lohnausweisen. Je nach Vergehen, können unterschiedliche Strafen erfolgen. Dies lässt sich jedoch verhindern, wenn:

• Sämtliche Buchungen vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst werden.
• Keine Buchung ohne Belegnachweis vorgenommen wird.
• Die Buchungen klar und nachprüfbar sind.
• Die Buchhaltung und das Rechnungswesen zweckmässig ausgestaltet ist im Hinblick auf Art und Grösse des Unternehmens.
• Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (OR 957) und Rechnungslegung (OR 958 ff) gemäss Obligationenrecht eingehalten werden.

Diese sind dadurch begründet, dass der Bargeldverkehr nur schwierig überprüfbar ist und damit bevorzugtes Zahlungsmittel für diverse Geschäfte. Bei einer Steuerprüfung von bargeldintensiven Betrieben (Restaurant, Coiffeur, Detailhandel usw.) kann der Steuerrevisor das Kassabuch besonders genau unter die Lupe nehmen. Entsprechen die Kassabücher nicht den gesetzlichen Anforderungen, kann unter Umständen die ganze Buchhaltung aus dem Recht gewiesen werden. Damit verliert die gesamte Buchhaltung ihre Beweiskraft, womit der steuerbare Reingewinn des Unternehmens geschätzt werden kann. Solche Schätzungen sind in der Regel nicht zu Gunsten der Steuerpflichtigen. Entsprechend ist es für bargeldintensive Betriebe besonders wichtig, ein sauberes Kassabuch zu führen.

Anforderungen an ein Kassabuch

Ein Kassabuch wird ordnungsgemäss geführtes, wenn Einnahmen und Ausgaben

• fortlaufend
• lückenlos
• wahrheitsgetreu
• täglich

erfasst werden. Hilfsbelege wie z.B. Registrierkassenstreifen können verwendet werden.

Registrierkassenstreifen

Registrierkassenstreifen können zur Führung eines Kassabuches verwendet werden, ersetzen dieses jedoch nicht, da über Kassastreifen nicht sichergestellt werden kann, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Wird eine Registrierkasse verwendet, so ist der Kassastreifen wichtigster Beleg für die Richtigkeit der erfassen Einnahmen. Anstelle aber alle Einnahmen einzeln im Kassabuch erfassen zu müssen können die Totale der Kassastreifen ins Kassabuch übertragen werden. Zusätzlich müssen dann nur noch die Barausgaben im Kassabuch erfasst werden.

Täglicher Kassasturz

Im Kassabuch sind sämtliche Einnahmen und Ausgaben, allenfalls unter Einbezug eines Kassastreifens, zeitnah und chronologisch aufzuführen. Das Kassabuch ist täglich zu saldieren und mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse zu überprüfen. Abweichungen zwischen Soll-Bestand und effektivem Bestand sind im Kassabuch aufzuführen.

Korrekturen im Kassabuch

Ein Kassabuch muss fortlaufend, lückenlos, wahrheitsgetreu und täglich geführt werden. Selbst bei sorgfältiger Führung können Fehler entstehen. Das ist nicht weiter tragisch. Wichtig ist jedoch, dass die Fehler transparent und nachvollziehbar korrigiert werden. So sollen Fehler nicht eliminiert sondern korrigiert werden in dem z.B. der alte Eintrag durchgestrichen aber noch lesbar bleibt. Wird z.B. ein Eintrag überklebt oder mit TipEx überschrieben, kann dieser nicht mehr nachvollzogen werden.

Elektronisch geführtes Kassabuch

Gesetzgeber und Gerichte schreiben nicht vor, in welcher Form das Kassabuch zu führen ist. Wird ein Kassabuch elektronisch geführt, so muss sichergestellt werden, dass das Kassabuch nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Dabei ist es nicht wesentlich, ob man selbst nicht dazu in der Lage ist, sondern dass eine Veränderung der Daten technisch nicht möglich ist. Und genau da liegt das Problem von elektronisch geführten Dokumenten. Denn sämtliche Dokumente können im Nachhinein elektronisch verändert werden. Eine mögliche Lösung könnte heute in digitalen Zertifikaten liegen. Durch diese Zertifikate können nachträgliche Änderungen an Dokumenten festgestellt werden. In einem solchen Fall würde das Dokument und damit das ganze Kassabuch die Beweiskraft verlieren.

Zusammenfassung

Ein sauber geführtes Kassabuch ist für bargeldintensive Betriebe unabdingbar. Die Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben müssen fortlaufend, lückenlos, wahrheitsgetreu und zeitnah erfasst werden. Ebenfalls ist periodisch, in der Regel täglich, ein Kassasturz durchzuführen. Allfällige Differenzen sind im Kassabuch aufzuführen. Das physische Kassabuch sollte mit Kugelschreiber oder Tinte geführt werden.

Die Liquiditätsplanung erfasst alle Zahlungsströme eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraumes. Der Liquiditätsplan macht einen Teil der Finanzplanung eines jeden Unternehmens aus und erfasst alle Ein- und auch Ausgaben innerhalb einer gewissen unternehmerischen Periode.

Unter Liquidität versteht man die Fähigkeit, Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können. Ein Unternehmen ist dann liquid, wenn es in der Lage ist, die fälligen Verpflichtungen, wie Gehälter der Angestellten, Mieten und offene Rechnungen, zu begleichen.

Stille Reserven sind rechnerische Bewertungsdifferenzen von Aktiven und Passiven in der Bilanz. Diese entstehen durch die Unterbewertung von Aktiven oder die Überbewertung von Passiven.

Aufgrund des Vorsichtsprinzips im Obligationenrecht, ist die Bildung von stillen Reserven aus Sicht Rechnungslegung zulässig (OR 959a, OR 960a, OR 960e). Hier einige Beispiele und Erläuterungen. 

Unterbewertung der Aktiven

Zu einer Unterbewertung der Aktiven führen die folgenden Vorgänge:

• Übermässige Abschreibungen: Auf der Aktivseite können stille Reserven durch übermässige Abschreibungen gebildet werden. Sie entstehen im Umfang, in dem die Abschreibung die tatsächliche Wertverminderung des Aktivums übersteigt.
• Keine Aktivierung: Stille Reserven können auch durch Nichtaktivierung von Wirtschaftsgütern gebildet werden. Solche stillen Reserven entstehen vor allem im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wirtschaftsgütern, die, obwohl sie zu aktivieren wären, als Aufwand verbucht werden. (Beachte Aktivierungspflicht gemäss Rechnungslegungsrecht).
• Kapitaleinlage: Stille Reserven können auch durch verdeckte Kapitaleinlagen eines Teilhabers einer Personengesellschaft oder eines Beteiligten einer Kapitalgesellschaft entstehen.

• Wertsteigerung eines Aktivums: Stille Reserven können auch ohne aktives Zutun des Unternehmers oder Gesellschafters entstehen. Dies geschieht in der Regel insbesondere dann, wenn ein Aktivum aufgrund der Marktsituation eine Wertsteigerung erfährt, buchmässig aber unverändert zum bisherigen Wert verbucht bleibt.

• Goodwill: Eine besondere Art von stillen Reserven bildet der Goodwill. Der Goodwill entspricht dem Wert, der einem Unternehmen aufgrund seiner Kundschaft, seines Know-hows, seiner Geschäftslage, seines Renommees etc. zukommt. Da die im Goodwill liegenden stillen Reserven nicht durch Unterbewertung irgendwelcher Wirtschaftsgüter entstehen, sondern durch die wirtschaftliche Aktivität des gesamten Unternehmens, stellt sich die Frage ihrer Realisierung in der Regel auch erst zum Zeitpunkt der Veräusserung des Unternehmens oder bei einer Unternehmenstransaktion. Respektive wenn eine Unternehmensbewertung erstellt wird.

Überbewertung der Passiven

Zu einer Überbewertung der Verbindlichkeiten führen folgende Vorgänge:

• Rückstellungen: Auf der Passivseite können stille Reserven durch geschäftsmässig nicht begründete Rückstellung gebildet werden. Sie entstehen im Umfang der Differenz zwischen den vorgenommenen Rückstellungen und jener Rückstellung, die zur Abdeckung des tatsächlichen Risikos erforderlich wäre.
• Überbewertung von Schulden: Stille Reserven können auch durch Überbewertung von Schulden entstehen. Die Bildung solcher stillen Reserven erfolgt meistens im Zusammenhang mit der Bewertung von Verbindlichkeiten in fremder Währung mit der Begründung eines Wechselkursrisikos.
• Fiktive Schulden: Der Ausweis fiktiver Verbindlichkeiten ist unzulässig. Dies ergibt sich zwar nicht explizit, jedoch immerhin indirekt aus dem Gesetz und insbesondere aus der Botschaft zum neuen Rechnungslegungsrecht (vgl. PETER BÖCKLI, Neue OR-Rechnungslegung - Herausgegriffene Probleme und Lösungsansätze, in: ST 11/2012, S. 831 sowie Botschaft zur Änderung des Obligationenrechts (Aktienrecht und Rechnungslegungsrecht sowie Anpassungen im Recht der Kollektiv- und der Kommanditgesellschaft, im GmbH-Recht, Genossenschafts-, Handelsregister- sowie Firmenrecht) vom 21.10.2007, 1705, Ziff. 2.2.2.).
• Wertminderung einer Verbindlichkeit: Auf der Passivseite können auch stille Reserven entstehen ohne aktives Zutun des Unternehmers oder Gesellschafters. Dies geschieht, wenn der tatsächliche Wert einer Verbindlichkeit sinkt, buchmässig aber nach wie vor der Nominalwert beibehalten wird. Solche stillen Reserven entstehen vor allem im Zusammenhang mit Verbindlichkeiten, die auf inflationsgefährdete fremde Währungen lauten.

Nachfolgend eine lose Auswahl an Fragen, welche in der Praxis zur Jahresabschlusserstellung nach OR immer wieder vorkommen: (nicht abschliessend)

Allgemeines zur Rechnungslegung:

• Abgrenzung von Umlaufvermögen und Anlagevermögen
• Bilanzierung bei Einlagerückgewähr nach OR 680
• Wann ist eine Konzernrechnung und Konsolidierung nach OR zu erstellen

BILANZ

• Wie sind nicht einbringbare Debitoren zu bewerten?
• Wie sind die angefangenen Arbeiten zu bewerten?
• Ausweis und Bewertung von Beteiligungen und Finanzanlagen
• Welche Abschreibungsmöglichkeiten gibt es?
• Abgrenzung zwischen Rückstellungen und Passiven Rechnungsabgrenzungen
• Wann muss ich eine Rückstellung bilden oder eine Eventualverbindlichkeit zeigen?
• Für welche Fälle kann man eine Rückstellungen bilden?
• Eigene Aktien im Jahresabschluss

ERFOLGSRECHNUNG

• Wann ist ein Umsatz ein Umsatz?

Personalaufwand

• Gliederung und Darstellung des Personalaufwand (inkl. Temporärpersonal)
• Abgrenzung zwischen Selbständigerwerbenden und Anstellungsverhältnis
• Abgrenzung von Privatanteilen

Anhang

• Wie erstelle ich einen vollständigen Anhang?
• Ereignisse nach dem Bilanzstichtag? Was sind wesentliche Ereignisse?