Lohn- & Personaladministration

Mit der Einführung des neuen Lohnausweises im Jahr 2007 wurde auch das Thema Spesen formalisiert und vereinheitlicht. Seit diesem Zeitpunkt sind in jedem Kanton genehmigte Spesenreglemente möglich, und ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement wird für Arbeitnehmer mit Wohnsitz in allen Kantonen anerkannt. Die genauen Regelungen finden sich in der Wegleitung zum neuen Lohnausweis, die von der Schweizerischen Steuerkonferenz herausgegeben wurde. 

Welche Arten von Spesen gibt es?

Effektive Spesen

Dazu gehören alle Spesenentschädigungen, die im Rahmen der effektiv entstandenen Kosten gegen Beleg vergütet werden. Ebenso zu den effektiven Spesen gehören der Einfachheit halber pauschale Vergütungen, die für jedes tatsächlich stattgefundene Ereignis vergütet werden, beispielsweise eine Pauschale von CHF 20.– pro Mittagessen im Ausseneinsatz.

Pauschalspesen

Darunter fallen alle pro Zeitraum und unabhängig von den tatsächlichen Kosten entrichteten Pauschalen, so zum Beispiel Telefon- oder Internetpauschalen für die geschäftliche Nutzung der privaten Infrastruktur. Ebenso in diese Kategorie fallen die pauschalen Repräsentationsspesen von leitendem Personal und Aussendienstmitarbeitern, die anstelle der effektiven Entschädigung von kleinen Auslagen erfolgt.

Die Wegleitung zum Lohnausweis

Die Wegleitung zum Lohnausweis gibt ein paar grundsätzliche Regelungen für die Vergütung von effektiven Spesen vor. Falls diese eingehalten werden, werden die effektiven Spesen ohne Weiteres akzeptiert und sind im Lohnausweis nicht mehr betragsmässig aufzuführen. Stattdessen wird nur deklariert, dass diese Grundsätze eingehalten wurden. Pauschalspesen sind weiterhin betragsmässig aufzuführen, und die Steuerverwaltung des Mitarbeiters beurteilt diesein der Veranlagung individuell.

Genehmigtes Spesenreglement

Es besteht die Möglichkeit, ein Spesenreglement von der Steuerverwaltung des Sitzkantons genehmigen zu lassen. Hierbei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Steuerverwaltung, in der sich das Unternehmen verpflichtet, nur Spesen im Rahmen dieses Reglements zu vergüten, während im Gegenzug die Steuerverwaltungen in der ganzen Schweiz die bezahlten Spesen als solche akzeptieren und ohne Weiteres auf eine Aufrechnung als Lohn verzichten. In der Regel wird diese Beurteilung auch von der AHV und den anderen Sozialversicherungen übernommen. Das Spesenreglement soll grundsätzlich dem Standart der schweizerischen Steuerkonferenz entsprechen. Es lässt aber auch Spielraum für Firmenspezifische Regelungen zu. In begründeten Fällen kann von den Grundsätzen aus der Wegleitung abgewichen werden. Im Lohnausweis ist auf das genehmigte Spesenreglement hinzuweisen, und auch hier entfällt die Angabe der effektiven Spesen. Die pauschalen Spesen sind betragsmässig aufzuführen, es besteht jedoch keine Gefahr einer Aufrechnung.

Die Ferienregelung

Gemäss Art. 329a OR hat der Arbeitnehmer bis zur Vollendung des 20. Altersjahrs Anspruch auf jährlich mindestens fünf Wochen Ferien, danach auf mindestens vier Wochen.

Der Arbeitgeber bestimmt den Zeitpunkt der Ferien, wobei er die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen hat, soweit dies mit dem Geschäftsbetrieb vereinbar ist. Sind Ferien vom Arbeitgeber genehmigt, ist eine Änderung des Ferienzeitpunkts durch den Arbeitgeber nur unter der Voraussetzung statthaft, dass eine rechtzeitige Anzeige erfolgt und die  aktuellen Interessen des Betriebs diejenigen des Arbeitnehmers überwiegen.

Ebenfalls möglich ist eine Änderung des Ferienzeitpunkts oder sogar ein Rückruf aus den Ferien bei dringenden und unvorhergesehenen betrieblichen Bedürfnissen. Kosten, die dem Arbeitnehmer durch einen Rückruf entstehen, sind vom Arbeitgeber zu erstatten.

Anordnung einzelner Ferientage

In der Regel sind die Ferien im laufenden Dienstjahr zu gewähren, wobei zwei Wochen zusammenhängen müssen. Diese gesetzliche Bestimmung (Art. 329c Abs. 1 OR) soll den durch die Ferien angestrebten Erholungswert gewährleisten, der sich erst nach einer gewissen Akklimatisierungszeit richtig einstellt. Nicht nur die zwei durch das Gesetz angeordneten zusammenhängenden Ferienwochen, sondern die gesamten Ferien dienen der Erholung, weshalb sämtliche Ferien grundsätzlich in jeweils mehreren zusammenhängenden Tagen zu gewähren sind. Der Bezug einzelner Ferientage oder sogar Ferienhalbtage soll daher nur auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers erlaubt werden, wobei der Arbeitgeber das Recht hat, den Bezug einzelner Ferientage zu verweigern, wenn dies den Ferienzweck – also die Erholung durch längere Abwesenheit vom Arbeitsplatz – vereiteln würde.

Ferienbezug während der Kündigungsfrist

Die Anordnung von Ferienbezug während der Kündigungsfrist oder der Freistellungsdauer durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich zulässig und bei einer durch den Arbeitnehmer erfolgten Kündigung unproblematisch. Wurde das Arbeitsverhältnis aber durch den Arbeitgeber gekündigt, vereitelt die Stellensuche den Erholungszweck der Ferien. Das  Arbeitsgericht Zürich hat die «Drittelsregel» entwickelt, wonach ein Drittel der Kündigungsfrist oder Freistellungsdauer zum Bezug von Ferien angerechnet werden darf, die restliche Dauer der Kündigungsfrist aber zur Stellensuche zur Verfügung stehen muss. Gemäss Bundesgericht ist hingegen auf den Einzelfall abzustellen, d.h. auf die Dauer der Kündigungsfrist, die Arbeitsmarktlage, das Restferienguthaben sowie die persönlichen Voraussetzungen des Arbeitnehmers wie Alter oder berufliche Fähigkeiten.

Ferienunfähigkeit des Arbeitnehmers

Wie bereits ausgeführt, dienen die Ferien der Erholung. Erkrankt oder verunfallt ein Arbeitnehmer während der Ferien, tritt kaum eine Erholung ein, und der Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, die Ferien zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen. Voraussetzung ist die Erbringung des Beweises, dass die Krankheit oder der Unfall die Erholung während der Ferien verunmöglicht. Dieser Beweis kann beispielsweise durch ein Arztzeugnis, in welchem die Ferienunfähigkeit attestiert wird, erbracht werden.

Für den Nachweis der Ferienunfähigkeit spielt es keine Rolle, ob und in welchem Masse der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist. So hat das Bundesgericht in einem Urteil bestätigt, dass eine bloss arbeitsplatzbezogene Arbeitsunfähigkeit dem Erholungswert und damit dem Ferienbezug nicht entgegenstehen muss. Auch sind Arztzeugnisse, die eine Teilarbeitsunfähigkeit attestieren, nicht aussagekräftig betreffend Ferienfähigkeit eines Arbeitnehmers. Attestiert ein ärztliches Zeugnis beispielsweise eine 50%ige Arbeitsunfähigkeit, ist der Arbeitnehmer entweder ganz ferienfähig und die Ferien sind ihm voll anzurechnen, oder er ist gar nicht ferienfähig. Im zweiten Fall steht dem Arbeitnehmer das Recht zu, die Ferien zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen, im Gegenzug muss er aber dem Arbeitgeber die verbleibende Arbeitsfähigkeit von 50% anbieten.

Ausländische Arztzeugnisse

Da sich Arbeitnehmer, die während ihrer Ferien erkranken oder verunfallen, häufig im Ausland aufhalten, werden Arbeitgeber oft mit ausländischen Arztzeugnissen konfrontiert. Diesen Arztzeugnissen kommt grundsätzlich der gleiche Beweiswert zu wie inländischen, auch wenn sie in der jeweiligen Landessprache verfasst sind.

Massgebend dafür, dass einem ausländischen Arztzeugnis der gleiche Beweiswert zukommt wie einem inländischen, ist, dass es dieselben formellen und materiellen Kriterien erfüllt – es muss die Personalien des Arbeitnehmers enthalten, den Aussteller bezeichnen, datiert sein und Stempel und Unterschrift des attestierenden Arztes aufweisen. Zudem muss die Ferienunfähigkeit bescheinigt werden, damit dem Arztzeugnis volle Beweiskraft zukommt. Fehlt eines dieser Kriterien, ist der Arbeitgeber berechtigt, eine vertrauensärztliche Untersuchung anzuordnen.

Verhinderte Rückkehr aus den Ferien

In den letzten Jahren mussten sich viele Arbeitgeber damit auseinandersetzen, wie vorzugehen ist, wenn ein Arbeitnehmer daran gehindert wird, rechtzeitig aus den Ferien zurückzukehren. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, so beispielsweise aufgrund von Unwettern, Flugverboten, Krieg, Vulkanausbrüchen, Streiks von Eisenbahngesellschaften oder Groundings von Fluggesellschaften. In solchen Fällen stellt sich die Frage, ob während der ungeplanten Abwesenheit des Arbeitnehmers eine Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers besteht.

Grundsätzlich gilt: Ohne Arbeit kein Lohn. Erbringt der Arbeitnehmer seine Leistung nicht, ist demnach kein Lohn geschuldet. Ausnahmen bilden die Lohnfortzahlungspflicht im Falle eines Annahmeverzugs des Arbeitgebers (Art. 324 OR), bei welcher der Arbeitgeber während der gesamten Dauer der Verhinderung den Lohn bezahlen muss, ohne dass der Arbeitnehmer verpflichtet wäre, die nicht erbrachte Leistung zu einem späteren Zeitpunkt zu erbringen.

Andererseits besteht eine zeitlich begrenzte Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers, wenn der Arbeitnehmer aus Gründen, die in seiner Person liegen, ohne sein Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert ist (Art. 324a/b OR). Auch in diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die nicht erbrachte Arbeitsleistung nicht zu einem späteren Zeitpunkt nachholen, und in beiden Fällen dürfen die entsprechenden Zeiten dem Arbeitnehmer nicht auf die Ferien, Überstunden oder Gleitzeiten angerechnet werden.

Wird der Betrieb des Arbeitgebers durch ein Ereignis, zum Beispiel ein Erdbeben, so schwer beeinträchtigt, dass der Arbeitnehmer die Arbeit nicht erbringen kann, liegt ein Annahmeverzug vor und der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer für die gesamte Zeit den Lohn zu bezahlen, ohne dass der Arbeitnehmer die Arbeitszeit zu einem späteren Zeitpunkt nachholen müsste. Anrechnen lassen muss sich der Arbeitnehmer hingegen, was er durch das Entfallen der Arbeitsleistung gespart hat oder anderweitig verdient hat oder absichtlich zu verdienen unterlassen hat.

Wird der Arbeitnehmer an seiner Rückkehr an den Arbeitsplatz verhindert, weil er durch das Ereignis verletzt wurde oder er dadurch erkrankte, kommen Art. 324a/b OR zur Anwendung. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, während einer beschränkten Zeit, die von der Anzahl Dienstjahre des Arbeitnehmers abhängt, mindestens 80% des Lohns des Arbeitnehmers zu bezahlen.

Unterbrechung der Verkehrswege

Es gibt Fälle, da liegt der Grund für die Arbeitsverhinderung weder in der Risikosphäre des Arbeitgebers (Annahmeverzug) noch in der Person des Arbeitnehmers (Anwendungsfall von Art. 324a/b OR), wobei insbesondere an die folgenden zwei Fälle zu denken ist: Eine Unterbrechung der Verkehrswege verhindert den Arbeitnehmer an der Rückkehr, oder ein Ereignis hat das Vermögen eines Arbeitnehmers derart schwer getroffen, dass er Erhaltungsmassnahmen ergreifen muss und deshalb seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann.

Lehre und Rechtsprechung sind sich einig, dass bei einer allgemeinen Unterbrechung der Verkehrswege kein Lohn geschuldet ist, der Arbeitnehmer die versäumte Arbeitszeit aber auch nicht nachholen muss und die Zeit zudem nicht an das Ferienguthaben des Arbeitnehmers angerechnet werden darf.

Erhaltungsmassnahmen wegen Vermögensverlusts

Bleibt hingegen ein Arbeitnehmer von der Arbeit fern, weil sein Vermögen derart schwer getroffen wurde, dass er vernünftigerweise Erhaltungsmassnahmen ergreifen muss – zum Beispiel, wenn sein Haus überschwemmt wurde –, so sind sich Lehre und Rechtsprechung nicht einig, ob den Arbeitgeber eine Lohnzahlungspflicht trifft. Einig sind sich Lehre und Rechtsprechung aber darüber, dass auch in diesem Fall die Zeit durch den Arbeitnehmer weder nachzuholen ist noch an sein Ferienguthaben angerechnet werden darf. Zählt man den drohenden Vermögensverlus als in die Risikosphäre des Arbeitnehmers fallend, so ist wohl auch in diesem Fall eine Lohnfortzahlungspflicht nach Art. 324a/b OR anzunehmen.

Fazit

Obwohl die Dauer der Ferien im schweizerischen Obligationenrecht klar geregelt ist, sorgen die schönsten Wochen des Jahres immer wieder für Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Daher ist es wichtig, neben der Mindestferiendauer auch weitere rechtlich festgesetzte Bestimmungen im Zusammenhang mit Ferien zu kennen.

Im neuen Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV Eidg. Steuervewaltung, welches ab dem 1.1.2021 gültig ist, werden folgende Anwendungsfälle gelöst:

• Wer gilt als Grenzgänger?
• Wer ist ein quasi Ansässiger?
• Wer gilt als faktischer Arbeitgeber?
• Wer zählt als Wochenaufenthalter?
• Was ist der Unterschied zwischen Monats- und Jahresmodell?
• NOV; nachträglich ordentliche Veranlagung, wann kommt diese zur Anwendung?

Grundsätzlich bescheinigt der Arbeitgeber im Lohnausweis den Grundlohn sowie variable Komponenten, beispielsweise einen Bonus oder sonstige Kapitalleistungen.

Auch die geldwerten Vorteile und Naturalleistungen müssen ausgewiesen werden. Daneben enthält der Lohnausweis die Abzüge für die Sozialversicherung (1. Säule) und die berufliche Vorsorge (2. Säule). Weitere Informationen im Lohnausweis umfassen Angaben zu Quellensteuern, zu allfälligen Spesen- und Pauschalreglementen oder Informationen, die für die Steuererklärung des Arbeitnehmers relevant sind, etwa zu Weiterbildungskosten, Verpflegung und Transport.

Die COVID-19-Pandemie kann verschiedene Auswirkungen auf die Angaben im Lohnausweis 2020 haben, die man als Unternehmen kennen und korrekt handhaben muss.

Kurzarbeitsentschädigung
Für den Lohnausweis ist der effektive Bruttolohn nach Lohnkürzungen relevant. Kurzarbeitsentschädigungen sind unter Ziffer 7 des Lohnausweises mit dem Vermerk «Andere Leistungen» auszuweisen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den vollen Lohnbetrag trotz Kurzarbeit überweist. In den Bemerkungen von Ziffer 15 sind die Tage mit Erwerbsausfallentschädigung auszuweisen. Zahlt der Arbeitgeber einen Teil oder die gesamte Differenz von der Kurzarbeitsentschädigung zum vollen Lohn aus, muss diese Differenz als normaler Lohn unter Ziffer 1 ausgewiesen werden. Aber aufgepasst: Die Sozialversicherungsbeiträge sind auf den vollen Lohn abzurechnen, auch wenn «nur» die Kurzarbeitsentschädigung an den Arbeitnehmer ausbezahlt wird.

Lohnfortzahlung bei Krankheit
Die Taggelder im Krankheitsfall sind unter Ziffer 1 zu deklarieren, falls sie vom Arbeitgeber über die Lohnabrechnung ausbezahlt und durch ihn mit der Versicherung verrechnet werden. Falls der Arbeitgeber Versicherungsleistungen erhält und direkt dem Arbeitnehmer weiterleitet, ist dies unter Ziffer 7 abzubilden.

Homeoffice
Zahlt der Arbeitgeber Entschädigungen für die Nutzung eines Zimmers in der Privatwohnung oder der privaten Internet-Linie für Geschäftszwecke, stellen diese je nach Ausgestaltung des Zahlungsmodells eine Spesenentschädigung (grundsätzlich steuer- und abgabefrei) oder eine zusätzliche Lohnkomponente (nicht steuer- und abgabefrei) dar. Die Praxis der kantonalen Steuerbehörden ist nicht einheitlich. Als Arbeitgeber müssen Sie die konkrete steuerliche Behandlung im Einzelfall prüfen und die Handhabung allenfalls mit der zuständigen Steuerbehörde diskutieren.

Auch wenn die vom Arbeitgeber normalerweise zur Verfügung gestellten Transportmittel und Verpflegungsmöglichkeiten für die Zeit des Homeoffice für den Arbeitnehmer nicht nutzbar waren, sind die Felder F und G grundsätzlich anzukreuzen. Für Geschäftsfahrzeuge muss deshalb unter Ziffer 2.2 des Lohnausweises ein Privatanteil für jeden Monat, in dem das Geschäftsauto zur Verfügung stand, angerechnet werden. Das gilt auch für Lunchchecks oder eine Kantine, selbst wenn diese monatelang geschlossen war und dem Arbeitgeber dadurch Mehraufwand für Verpflegung entstanden ist. Den Mehraufwand kann der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung geltend machen. Für freie Verpflegung und Unterkunft hingegen ist im Lohnausweis unter Ziffer 2.1 nur zu deklarieren, was dem Arbeitnehmer effektiv aufgrund geleisteter Arbeitstage zufliesst. Arbeitet er aufgrund Kurzarbeit oder Homeoffice nicht im Betrieb, muss auch keine Naturalleistung aufgerechnet werden. Und schliesslich sollte man prüfen, ob bei der pauschalen Deklaration der Aussendiensttage aufgrund von Homeoffice ein höherer Anteil nachgewiesen werden kann.

Beschäftigungsgrad und unterjährige Austritte
Die Schweizerische Steuerkonferenz SSK empfiehlt, unter Ziffer 15 des Lohnausweises den Beschäftigungsgrad anzumerken. Auch auf allfällige Veränderungen beim Beschäftigungsgrad sollte dort hingewiesen werden. Das genaue Eintritts- und Austrittsdatum des Arbeitnehmers während des Kalenderjahrs ist im Feld E des Lohnausweises anzugeben, um die relevante Lohnperiode korrekt und nachvollziehbar abzubilden.

TIPP - Nützliche Informationen
Wertvolle Hinweise zum Lohnausweis finden sich auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung (estv.admin.ch), namentlich in der ab 1.1.2020 gültigen «Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung» der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK.

Quelle: Update, Dez.2020, schweiz. Treuhänderverband,