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In vielen kleineren Unternehmen ist nur eine Person zeichnungsberechtigt. Das funktioniert im Alltag meist problemlos. Fällt diese Person jedoch unerwartet aus – etwa durch Unfall, schwere Krankheit oder Tod – kann die Gesellschaft rasch handlungsunfähig werden.

Zahlungen lassen sich nicht mehr ausführen, Verträge bleiben pendent, und Bankgeschäfte sowie Eingaben an Behörden oder das Handelsregister verzögern sich. Im Extremfall kommt der operative Betrieb vorübergehend zum Stillstand.

Was ist im Ernstfall zu prüfen?

Massgebend ist zunächst der Handelsregisterauszug. Er zeigt, wer die Gesellschaft rechtsverbindlich vertreten darf und ob Einzel- oder Kollektivunterschrift besteht. Entscheidend ist, ob trotz Ausfall weiterhin eine gültige Vertretung möglich ist.

Fehlt eine zeichnungsberechtigte Person vollständig, reagieren insbesondere Banken zurückhaltend. Ohne klaren Nachweis der Vertretungsbefugnis werden Transaktionen in der Regel nicht ausgeführt. Entsprechend ist rasches und strukturiertes Vorgehen erforderlich.

Der Verwaltungsrat ist verpflichtet, die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft sicherzustellen. Je nach Situation kann er zusätzliche zeichnungsberechtigte Personen ernennen, etwa weitere Verwaltungsratsmitglieder oder Mitglieder der Geschäftsleitung. Diese Änderungen sind unverzüglich beim Handelsregister anzumelden. Der Handelsregistereintrag ist zentral, da er gegenüber Dritten – insbesondere Banken und Behörden – Rechtssicherheit schafft.

Besteht kein handlungsfähiges Organ mehr, liegt ein Organisationsmangel vor. In solchen Fällen kann das Gericht auf Antrag die erforderlichen Massnahmen anordnen, beispielsweise die Einsetzung eines fehlenden Organs oder eines Sachwalters. Diese Eingriffe sind jedoch regelmässig mit Zeitverlust, Kosten und zusätzlichem Aufwand verbunden.

Besser ist Vorsorge

Unternehmen sollten nicht von einer einzelnen Unterschrift abhängig sein. Empfehlenswert sind mindestens zwei zeichnungsberechtigte Personen sowie klar geregelte Stellvertretungen. Auch Kollektivunterschriften sollten so ausgestaltet sein, dass der Ausfall einer Person nicht unmittelbar zur Blockade führt.

Fazit: Das Ein-Personen-Risiko wird häufig erst im Ernstfall erkannt. Wer frühzeitig geeignete Vertretungsregelungen trifft, sichert die operative Handlungsfähigkeit und reduziert rechtliche sowie organisatorische Risiken.